Protection des données et mentions légales

Dernière mise à jour : 23 septembre 2026. Cette page explique, en français courant, quelles données Encodys traite, pourquoi, qui peut les voir et combien de temps elles sont conservées.

En deux phrases. Encodys enregistre ce que les registres papier enregistraient déjà — qui a relevé quelle température, à quelle heure, quelle tâche a été faite — pour prouver le respect des règles d'hygiène. Il n'enregistre ni la localisation, ni l'activité en dehors des gestes de travail, ni aucune donnée de santé, et personne en dehors de l'établissement n'y a accès.

1. Qui est responsable de quoi

Chaque établissement qui utilise Encodys (maison de repos, cuisine de collectivité, restaurant) est le responsable du traitement : il décide qui a un compte, quels registres sont tenus et pendant combien de temps, et il répond aux demandes de son personnel.

Encodys est le sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : il héberge et fait fonctionner l'application pour le compte de l'établissement, uniquement selon ses instructions, et signe avec lui un contrat de sous-traitance qui fixe ces obligations.

2. Quelles données sont traitées

Catégorie	Données	Pourquoi
Compte utilisateur	Prénom, nom, identifiant, mot de passe (haché, jamais lisible), e-mail facultatif, rôle, langue	Connexion et attribution des enregistrements à une personne, comme la signature sur un registre papier
Enregistrements HACCP	Températures, contrôles à la réception, tâches de nettoyage, contrôles de service, non-conformités, avec l'heure et le compte qui a enregistré	Obligation légale d'autocontrôle (AR du 14/11/2003, guide AFSCA G-044)
Entretien des locaux	Pièces faites, niveau réalisé, points de checklist, commentaires, effectif présent du jour	Traçabilité de l'entretien et organisation du travail
Journal technique	Actions de création / modification (qui, quand, quoi)	Preuve d'intégrité des registres pour le contrôle
Sécurité	Adresse IP au moment de la connexion, appareils de confiance (double authentification)	Protection des comptes

Ce qu'Encodys ne fait pas : pas de géolocalisation, pas de suivi du temps de travail, pas de chronométrage des tâches, pas de données de santé, pas de photos du personnel, pas de publicité, pas de revente de données. Les commentaires libres sont destinés aux faits liés à l'hygiène ; nous recommandons aux établissements de ne pas y écrire de données relatives aux résidents (état de santé, comportement).

3. Qui peut voir quoi

Un employé voit ses propres enregistrements et les équipements ou pièces qui lui sont affectés.
Un chef de cuisine ou une gouvernante voit les registres de son domaine dans son établissement.
La direction de l'établissement voit les registres de l'établissement, en lecture seule.
Pour un groupe, la direction régionale ou nationale voit des indicateurs consolidés par établissement (taux de conformité, alertes), pas le détail par personne.
Un contrôleur de l'AFSCA peut recevoir un lien de consultation en lecture seule, limité dans le temps, créé et révocable par l'établissement.
L'équipe d'Encodys n'accède aux données que pour la maintenance ou à la demande écrite de l'établissement, et chaque accès est tracé.

Les données d'un établissement ne sont jamais visibles par un autre établissement, même au sein d'un groupe.

4. Où sont les données et comment elles sont protégées

Hébergement sur des serveurs situés dans l'Union européenne (OVH, Gravelines, France). Aucun transfert hors UE.
Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés (bcrypt), double authentification disponible pour les comptes de direction.
Sauvegardes chiffrées chaque nuit, conservées 30 jours sur le serveur et 90 jours hors du serveur, dans l'Union européenne.
Journal d'audit inaltérable : un enregistrement ne peut pas être supprimé ni antidaté, il peut seulement être commenté.

5. Combien de temps

Les registres HACCP sont conservés au minimum selon les durées légales (6 mois ou 2 ans après la date de conservation des produits, selon le régime de l'établissement) et, par défaut, tant que l'établissement est client, pour permettre les contrôles rétrospectifs.
Un compte désactivé (départ d'un employé) reste lié à ses enregistrements passés, car ils sont des preuves ; ses données d'identification sont réduites au nom nécessaire à la traçabilité. L'établissement peut demander la pseudonymisation d'un compte au-delà des durées légales.
À la fin du contrat, l'établissement reçoit l'export complet de ses données (PDF et CSV) ; elles sont supprimées 90 jours après, sauf demande contraire.

6. Vos droits

Chaque membre du personnel peut demander à consulter les données qui le concernent, les faire rectifier si elles sont inexactes, et, dans les limites des obligations légales de conservation, en demander l'effacement. La demande se fait auprès de la direction de l'établissement (responsable du traitement), qui peut solliciter Encodys pour l'exécuter. Une réclamation peut être adressée à l'Autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles).

7. Information du personnel et concertation sociale

La mise en place d'un outil qui attribue des gestes de travail à des personnes relève de l'information du personnel et, selon la taille de l'établissement, de la concertation avec le conseil d'entreprise ou le comité pour la prévention et la protection au travail (CCT n° 81 sur le contrôle des données de communication électroniques en réseau, CCT n° 39 sur l'introduction de nouvelles technologies). Encodys fournit aux établissements une note d'information type à remettre au personnel, précisant que l'outil sert à la traçabilité de l'hygiène et non au contrôle des prestations, et que le bilan d'effectif du module Entretien est un outil pour l'équipe, pas contre elle.

8. Sous-traitants ultérieurs

Prestataire	Rôle	Lieu
OVH SAS	Hébergement du serveur et des sauvegardes	France (UE)
Fournisseur d'e-mail transactionnel (OVH)	Envoi des invitations et des récapitulatifs	France (UE)

Tout nouveau sous-traitant est annoncé aux établissements clients au moins 30 jours à l'avance.

9. Cookies

Le site vitrine n'utilise aucun cookie ni outil de mesure d'audience. L'application utilise uniquement un jeton de session stocké sur l'appareil, strictement nécessaire à la connexion. Aucun bandeau de consentement n'est donc requis.

10. Mentions légales

Encodys — Damien Crappe
Louvain-la-Neuve, Belgique
Numéro d'entreprise (BCE) : en cours d'attribution
Contact : contact@encodys.com

Hébergeur : OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France. Le contrat de sous-traitance RGPD (article 28) et la note d'information au personnel sont fournis à chaque établissement à la signature ; ils peuvent être demandés à l'adresse ci-dessus.